De nieuwe privacywet AVG (een verordening wet die op een nieuwe manier de privacy regelt) die op 25 mei 2018 ingaat, geeft aan dat ondernemers duidelijk moeten maken hoe ze met gegevens van mensen omgaan.
Ella Marie Naailes is een eenmanszaak, waarbij de verantwoordelijkheid voor de bescherming van je persoonsgegevens indien die zijn opgeslagen ligt bij Sylvia Van Den Boogaard, oprichter en eigenaar.
Hier volgt een uiteenzetting van de manier waarop Ella Marie Naailes in de persoon van Sylvia van den Boogaard, hier verder genoemd “Ella Marie” met jouw persoonsgegevens om gaat.
In het algemeen geldt voor “Ella Marie”, dat er heel zorgvuldig met jouw gegevens wordt omgegaan.
Je volgt naailessen bij Ella Marie Naailes. Om te kunnen communiceren hierover (lestijden, veranderingen, facturen) heb ik gegevens van je nodig. Uitsluitend met dat doel zal ik om die gegevens vragen.
Jouw gegevens bij Ella Marie
De website www.ellamarie.nl heeft een ssl certificaat en is in een veilige omgeving bij de server geplaatst.
Bij aanmelden via de website voor naailes vul je alleen een informatieverzoek in wat naar ons mailadres wordt gestuurd. De naailesinschrijving is een feit zodra je de eerste factuur hebt voldaan die via mail wordt verstuurd. Op de naailesfactuur staat qua persoonsgegevens alleen je voornaam vermeld en de cursus die je volgt (naailes). Uiteraard staat op alle facturen het te betalen bedrag en meestal de data waarop je les hebt.
De facturen worden alleen gedeeld met de boekhouder voor alle belastingzaken. Hetzelfde geldt voor de bonnen van aankopen in het atelier.
Je mailadres wordt opgeslagen in het adressenbestand van de lokale (dus niet op het web) WordPress database van de website www.ellamarie.nl . Het daaraan verbonden mailprogramma roundcube webmail, is beveiligd met een gebruikersnaam en wachtwoord wat alleen bij mij en de persoon die mijn website onderhoudt (vosdevelopment) bekend is. Deze persoon zorgt ervoor dat mijn mailbox vrij blijft van spam en hackers. Hij doet verder niets met deze mail of adressen.
Je mailadres wordt alleen gebruikt om te communiceren over de naai- en patroontekenlessen. Ook facturatie geschiedt per mail. Je mailadres wordt nooit verstrekt aan derden. Mail die voor alle cusisten bedoeld is wordt verstuurd met de mailadressen in BCC (niet zichtbaar voor ontvangers). Voor de Update kun je je apart aanmelden via de website. Zie verderop in deze verklaring bij ‘update’.
Cursisten jonger dan 16 jaar hebben toestemming van hun ouders nodig.
De gegevens blijven bewaard zolang het nodig is om te voldoen aan de wettelijke bewaartermijn voor een eventuele controle van de belastingdienst.
Tevens zal ik vragen om je mobiele telefoonnummer. Het kort van tevoren afmelden voor een les, de vraag om een les in te halen of te wisselen gaat via Whats-app. Ook vragen over bijvoorbeeld stoffen of metrages als je ergens in een winkel of op een markt staat gaan via Whats-app. Ik sla je naam en telefoonnummer op in mijn telefoon die beveiligd is met vingerafdruk-scan.
Indien je jezelf ziek meldt via Whats-app, zal ik je bericht verwijderen nadat ik je een antwoord heb gestuurd. Dit heef te maken met het soort info wat je me stuurt: een ‘ziekte’ is een bijzonder persoonsgegeven, ook al ben je alleen maar een beetje ‘niet lekker’ en ik sla dat niet op.
Berichten die met mij gedeeld worden via de telefoon worden nooit gebruikt voor een ander doel dan directe communicatie tussen jou en mij. Indien je wenst dat alle berichten meteen gewist worden kun je dat aangeven.
Verder heeft Whats-App zelf ook een privacy beleid.
Website-webshop
Voor bestellingen die via de webshop gedaan worden, wordt er, indien er iets toegestuurd moet worden, gevraagd om adresgegevens. Deze zullen alleen gebruikt worden om hetgeen besteld is te kunnen versturen. Betalingen geschieden in een veilige betaalomgeving van Mollie Payment welke is gekoppeld aan mijn website.
Met de producten in de webshop worden testbetalingen gedaan om er verzekerd van te zijn dat er veilig gekocht en betaald kan worden. De website wordt door Vosdevelopment up to date gehouden.
Indien je je aanmeldt voor de wekelijkse update van “Ella Marie”, dan wordt je voornaam en emailadres opgeslagen in de lokale database (in plaats van op het web) van mijn WordPress website. Dit houdt in dat je gegevens bij geen enkel ander bedrijf bekend zijn. Je opgegeven voornaam en emailadres worden gebruikt om je mails te kunnen sturen met ‘creatieve opkikkers’; inspiratie. Als je je hiervoor aanmeldt, dan geef je hiervoor akkoord door het betreffende vakje aan te vinken.
Ella Marie maakt geen gebruik van Google Analytics.
Facebook Pixel
Een Facebook Pixel is een stukje code die je overal op jouw website kunt plaatsen om meer te weten te komen over jouw doelgroepen. De doelgroepen kunnen hierdoor gemeten, geoptimaliseerd en ontwikkeld worden voor jouw Facebook-advertentie.
www.ellamarie.nl gebruikt deze Facebook Pixel om mensen te bereiken die daadwerkelijk interesse hebben in de diensten en producten van “Ella Marie”. Je emailadres, voornaam en gedrag op onze website kan met Facebook gedeeld worden voor het aanmaken van een aangepaste doelgroep voor Facebook advertenties van “Ella Marie”. Email adressen worden aangeleverd en geanonimiseerd voor het aanmaken van doelgroepen die ik met “Ella Marie” advertenties wil bereiken. Ik ontvang vervolgens rapportages met geanonimiseerde gegevens. Zo voorkom ik dat ik ongeïnteresseerden ‘spam’ met mijn berichten en verbeter ik contact met geïnteresseerden.
Foto/film
Regelmatig worden er door mij foto’s en/of filmpjes gemaakt van door cursisten gemaakte werkstukken. Soms alleen het werkstuk, soms de cursist die het werkstuk draagt. Deze foto’s sla ik op op mijn telefoon of laptop en zijn bedoeld om te posten op Facebook en/of Instagram. Op die manier laat ik anderen zien wat we hier doen en hoe leuk naailes is.
Je krijgt van mij een formulier waarop je mij wel of geen toestemming geeft om jou en/of je werk te fotograferen en/of filmen voor opslag, Facebook en/of Instagram.
Als je wel toestemming geeft dan zal ik bij elke foto/film apart nog toestemming aan je vragen.
De foto’s die ik heb opgeslagen op telefoon (die altijd vergrendeld is) en/of laptop bewaar ik voornamelijk als archief. Ik gebruik die nergens anders voor dan om terug te kunnen kijken naar wat er allemaal de revue gepasseerd is.
Op het toestemmingsformulier kun je ook aangeven of je wil dat ik alle foto’s die betrekking hebben op jou wis.
Voor alle keuzes geldt dat je ze te allen tijde kunt wijzigen!
Voor vragen, wijzigingen of aanvullingen kun je me altijd mailen.
Ook als je je toestemming ergens voor in wilt trekken.
25 mei 2018
Sylvia van den Boogaard
Ella Marie Naailes
Houtse Heuvel 69a
4911 AV Den Hout
www.ellamarie.nl
sylvia@ellamarie.nl
06-20241122